Handleiding
Instructies en uitleg
Op deze pagina leggen we uit hoe de AI assistent werkt, wat je ermee kunt doen en hoe je alles instelt.
1. Wat is Boekhouden AI Assistent?
Boekhouden AI Assistent is een onafhankelijke AI tool voor ondernemers die werken met e-Boekhouden. De applicatie helpt je om inkoopfacturen sneller uit te lezen, een boekingsvoorstel klaar te zetten en daarna zelf te controleren voordat je de boeking doorstuurt.
Je uploadt eenvoudig een PDF of afbeelding van een factuur, of stuurt deze per e-mail in. Daarna herkent de tool automatisch de belangrijkste gegevens, zoals leverancier, bedragen, BTW en factuurregels. Zo bespaar je tijd in je administratie, terwijl je gewoon blijft werken binnen je eigen e-Boekhouden-omgeving. Daarnaast kun je via de chatfunctie van de AI assistent vragen stellen over je administratie en boekingsvoorstellen laten voorbereiden op basis van je data.
2. Het Mijn-portaal
Na het inloggen kom je in het Mijn-portaal. Dit bestaat uit de volgende pagina's:
Dashboard
Het startpunt na inloggen. Je ziet hier een overzicht van recent gescande facturen met hun status (Ingediend, Ingediend zonder bijlage of Alleen gescand). Vanuit het dashboard navigeer je snel naar een nieuwe scan of open je een eerder verwerkte factuur opnieuw.
Bovenaan vind je ook de kaart voor het insturen van facturen per e-mail. Daarin staat het speciale e-mailadres dat je kunt kopiëren en gebruiken om facturen in te sturen vanuit je eigen e-mailadres.
AI assistent
Hier kun je in gewone taal vragen stellen over je administratie of opdrachten geven om een boekingsvoorstel of nieuwe relatie aan te maken. Zie sectie 5 voor meer uitleg en tips over de AI assistent.
Nieuwe factuur scannen
Hier upload je handmatig een PDF of afbeelding van een factuur. Na het uploaden gaat de AI tool direct aan de slag met het uitlezen. Zie ook sectie 3 hieronder.
Kosten
Hier zie je je huidige abonnement, hoeveel scans en chat-antwoorden je hebt gebruikt in de huidige maand, en wat je eventuele overage kosten zijn. Zie sectie 7 voor meer informatie over abonnementen en facturatie.
Uitnodigen
Via deze pagina kun je andere ondernemers uitnodigen voor de AI assistent. Wanneer zij zich aanmelden via jouw uitnodigingslink, ontvangen jullie allebei een gratis periode van 14 dagen.
Instellingen
Hier stel je de koppeling met e-Boekhouden in. Dit doe je eenmalig bij het starten. Zie sectie 6 voor de volledige uitleg.
3. Facturen scannen
Je kunt op twee manieren een factuur aanleveren:
A. Handmatig uploaden
- Ga naar Nieuwe factuur scannen via het menu of het dashboard.
- Sleep een PDF, JPG of PNG naar het uploadvak, of klik op Bladeren om een bestand te kiezen.
- De AI tool leest de factuur automatisch uit. Na het uitlezen zie je het mutatieformulier (zie sectie 4).
B. Insturen per e-mail
- Kopieer het e-mailadres dat op het dashboard staat in de Facturen insturen per e-mail-kaart.
- Stuur een e-mail naar dat adres vanuit je eigen e-mailadres (het adres waarmee je bent ingelogd). E-mails van andere adressen worden niet verwerkt.
- Voeg de factuur toe als bijlage (PDF, JPG of PNG). De tekst van de e-mail wordt genegeerd.
- Binnen enkele minuten verschijnt de factuur automatisch in het dashboard en is hij klaar voor controle.
Zo kun je facturen die je normaal per e-mail ontvangt direct doorsturen naar de assistent, zonder ze eerst op te slaan en apart te uploaden.
4. Het mutatieformulier
Nadat de AI tool de factuur heeft uitgelezen, open je het mutatieformulier. Hier controleer je het boekingsvoorstel en kun je het aanpassen voordat je het doorzet naar e-Boekhouden. Het formulier bestaat uit de volgende onderdelen:
Factuurdetails en relatie
Factuurdatum, factuurnummer en de leverancier (relatie). De AI tool probeert automatisch de beste bestaande relatie uit je e-Boekhouden-administratie te selecteren en vult die alvast in in de dropdown. Controleer altijd of deze selectie klopt.
Nieuwe relatie toevoegen
Staat de leverancier nog niet in e-Boekhouden? Klik dan onder het relatieveld op Nieuwe relatie toevoegen. Je krijgt dan extra velden te zien voor onder meer bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, e-mailadres en adresgegevens.
- Controleer de voorgestelde gegevens die uit de factuur zijn gehaald en vul ze waar nodig aan.
- De bedrijfsnaam is verplicht; de overige velden zijn optioneel maar handig om meteen compleet te maken.
- Bij het indienen wordt deze relatie eerst automatisch in je e-Boekhouden-administratie aangemaakt.
- Daarna wordt de mutatie met die nieuwe relatie direct doorgestuurd.
Factuurregels
Elke factuurregel bevat een omschrijving, een bedrag en een BTW-code. Je kunt regels aanpassen, toevoegen of verwijderen. De AI tool stelt automatisch een grootboekrekening voor op basis van eerdere boekingen voor dezelfde leverancier.
BTW-instelling (inclusief / exclusief)
Je geeft aan of de bedragen op de factuur inclusief of exclusief BTW zijn. De AI tool detecteert dit automatisch, maar je kunt het altijd wijzigen. Dit is bepalend voor de correcte berekening van de BTW.
Grootboekrekening en BTW-code
Per factuurregel kies je een grootboekrekening uit je eigen e-Boekhouden-administratie en de bijbehorende BTW-code (bijv. Inkoop hoog 21%, Inkoop laag 9% of Geen BTW). De AI tool doet een voorstel op basis van eerdere boekingen.
Indienen
Als alles klopt, klik je op Indienen bij e-Boekhouden. De mutatie wordt aangemaakt in je administratie en de factuur wordt als bijlage bijgevoegd. Daarna verschijnt de status Ingediend in het dashboard.
5. De AI assistent
Via AI assistent in het menu stel je in gewone taal vragen over je administratie of geef je een opdracht om een boekingsvoorstel of nieuwe relatie te zetten.
De chat werkt met je bestaande boekhoudgegevens en recente mutatiehistorie. Je kunt daardoor sneller analyses opvragen en terugkerende boekingen voorbereiden zonder telkens handmatig te zoeken in rapporten.
Wat je ermee kunt doen
- vragen stellen over omzet, kosten, openstaande facturen en vergelijkingen tussen periodes;
- een overzicht opvragen per relatie of per grootboekrekening;
- een boeking laten voorbereiden op basis van een opdracht in tekst;
- de output direct gebruiken als startpunt voor je controle in het mutatieformulier.
Goed geschikt: dit soort vragen werken sterk
- “Wat zijn mijn te ontvangen openstaande posten?”
- “Vergelijk mijn omzet in het eerste kwartaal van dit jaar met het eerste kwartaal van vorig jaar.”
- “Wat heb ik dit jaar geboekt op grootboekrekening 4000?”
- “Welke factuur van leverancier X is als laatste betaald?”
- “Boek de aanschaf van een nieuwe laptop voor €1500. Het factuurnummer is F12345 en de relatie is 'Computerstore Bits&Bytes'.”
- “Maak een nieuwe relatie voor 'FietsCentrum Utrecht', KVK-nummer 12345678.”
- “Maak een memoriaal voor €100 van de bank naar kruisposten.”
Minder geschikt: dit soort vragen liever anders aanpakken
- juridisch, fiscaal of strategisch advies waarvoor interpretatie nodig is;
- vragen met te weinig context, zoals alleen “boek dit” zonder bedrag of relatie;
- zeer brede open vragen over meerdere jaren en alle mutatietypes tegelijk;
- vragen over data die nog niet in je gekoppelde administratie aanwezig is;
- definitieve beslissingen zonder eigen controle van bedragen, BTW en relatiekoppeling.
Praktische tips voor betere antwoorden
- Noem waar mogelijk altijd periode, richting en/of scope (bijv. te betalen vs te ontvangen);
- Noem bij opdrachten het bedrag, BTW-modus en eventueel relatie of grootboek;
- Typ namen en complexe termen bij voorkeur tussen 'aanhalingstekens' om de herkenning te verbeteren;
- Splits complexe vragen op in twee of drie kortere vervolgvragen;
- Vragen over verschillende contexten kunnen beter in afzonderlijke chats worden gesteld;
- Controleer het voorstel altijd voordat je iets indient.
6. Instellingen
E-Boekhouden gebruiker
De AI tool logt in op e-Boekhouden via een eigen gebruikersaccount. Maak deze gebruiker eenmalig aan via Beheer > Gebruikers > Toevoegen. Op de instellingenpagina kun je naam, gebruikersnaam, wachtwoord en e-mailadres direct kopiëren.
- Log in op e-Boekhouden en ga naar Beheer > Gebruikers > Toevoegen.
- Kopieer de naam, gebruikersnaam, wachtwoord en het e-mailadres van de instellingenpagina en plak ze in het formulier van e-Boekhouden.
- Sla de nieuwe gebruiker op en ga terug naar Instellingen.
- Klik op Koppeling controleren om te testen of de gebruiker kan inloggen op je administratie.
Vereiste rechten
De gebruiker heeft minimaal de volgende rechten nodig:
- Mutaties bekijken en invoeren
- Relaties bekijken en invoeren
- Grootboekrekeningen bekijken en invoeren
- Digitaal archief
Bedrijfsgegevens
Vul je bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats en IBAN in en klik op Opslaan. Deze gegevens worden gebruikt voor je abonnement en facturatie. Tijdens een gratis periode zijn ze optioneel, daarna verplicht.
7. Abonnementen en facturatie
Standaard start iedere nieuwe klant met pay-as-you-go. Op de kostenpagina in je Mijn-omgeving kun je op elk moment overstappen naar basis, pro of enterprise.
Een wijziging gaat altijd in op de eerste dag van de volgende kalendermaand. De facturatie loopt per kalendermaand. Bij een abonnement betaal je een vast maandbedrag, met inbegrepen scans en chat-antwoorden. Kom je boven de inbegrepen aantallen uit, dan worden extra scans en chat-antwoorden per stuk afgerekend tegen het lagere overage-tarief van je plan.
Inbegrepen aantallen gelden alleen binnen de betreffende kalendermaand en kunnen niet worden meegenomen naar een volgende maand. Tijdens een actieve gratis periode zijn gebruikskosten (ook overage) gratis, maar het vaste abonnementsbedrag blijft van toepassing.
Staat je vraag er niet bij? Stuur een e-mail naar . We helpen je graag verder.