Handleiding
Instructies en uitleg
Op deze pagina leggen we uit hoe de AI assistent werkt, wat je ermee kunt doen en hoe je alles instelt.
1. Wat is de AI assistent?
De E-Boekhouden AI assistent helpt je bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen in je e-Boekhouden-administratie. Je uploadt een PDF of afbeelding van een factuur (of stuurt hem per e-mail in), de AI tool leest de factuur uit en stelt een relatie en boeking voor. Jij controleert het voorstel en met één klik zet je de mutatie door naar e-Boekhouden.
- Wel: relaties toevoegen, inkoopfacturen inlezen, boekingsvoorstel genereren en als mutatie doorsturen naar e-Boekhouden.
- Niet: verkoopfacturen maken, btw-aangifte doen, bankafschriften importeren of andere boekhoudkundige taken.
2. Het Mijn-portaal
Na het inloggen kom je in het Mijn-portaal. Dit bestaat uit de volgende pagina's:
Dashboard (/mijn)
Het startpunt na inloggen. Je ziet hier een overzicht van recent gescande facturen met hun status (Ingediend, Ingediend zonder bijlage of Alleen gescand). Vanuit het dashboard navigeer je snel naar een nieuwe scan of open je een eerder verwerkte factuur opnieuw.
Bovenaan vind je ook de kaart voor het insturen van facturen per e-mail. Daarin staat het speciale e-mailadres dat je kunt kopiëren en gebruiken om facturen in te sturen vanuit je eigen e-mailadres.
Nieuwe factuur scannen (/mijn/scannen)
Hier upload je handmatig een PDF of afbeelding van een factuur. Na het uploaden gaat de AI tool direct aan de slag met het uitlezen. Zie ook sectie 3 hieronder.
Kosten (/mijn/kosten)
Een overzicht van je verbruik en eventuele kosten. Hier zie je hoeveel facturen je hebt verwerkt en wat de bijbehorende kosten zijn.
Uitnodigen (/mijn/uitnodigen)
Via deze pagina kun je andere ondernemers uitnodigen voor de AI assistent. Wanneer zij zich aanmelden via jouw uitnodigingslink, ontvangen jullie allebei een gratis periode van 30 dagen.
Instellingen (/mijn/instellingen)
Hier stel je de koppeling met e-Boekhouden in. Dit doe je eenmalig bij het starten. Zie sectie 5 voor de volledige uitleg.
3. Facturen scannen
Je kunt op twee manieren een factuur aanleveren:
A. Handmatig uploaden
- Ga naar Nieuwe factuur scannen via het menu of het dashboard.
- Sleep een PDF, JPG of PNG naar het uploadvak, of klik op Bladeren om een bestand te kiezen.
- De AI tool leest de factuur automatisch uit. Na het uitlezen zie je het mutatieformulier (zie sectie 4).
B. Insturen per e-mail
- Kopieer het e-mailadres dat op het dashboard staat in de Facturen insturen per e-mail-kaart.
- Stuur een e-mail naar dat adres vanuit je eigen e-mailadres (het adres waarmee je bent ingelogd). E-mails van andere adressen worden niet verwerkt.
- Voeg de factuur toe als bijlage (PDF, JPG of PNG). De tekst van de e-mail wordt genegeerd.
- Binnen enkele minuten verschijnt de factuur automatisch in het dashboard en is hij klaar voor controle.
Zo kun je facturen die je normaal per e-mail ontvangt direct doorsturen naar de assistent, zonder ze eerst op te slaan en apart te uploaden.
4. Het mutatieformulier
Nadat de AI tool de factuur heeft uitgelezen, open je het mutatieformulier. Hier controleer je het boekingsvoorstel en kun je het aanpassen voordat je het doorzet naar e-Boekhouden. Het formulier bestaat uit de volgende onderdelen:
Factuurdetails en relatie
Factuurdatum, factuurnummer en de leverancier (relatie). De AI tool probeert automatisch de beste bestaande relatie uit je e-Boekhouden-administratie te selecteren en vult die alvast in in de dropdown. Controleer altijd of deze selectie klopt.
Nieuwe relatie toevoegen
Staat de leverancier nog niet in e-Boekhouden? Klik dan onder het relatieveld op Nieuwe relatie toevoegen. Je krijgt dan extra velden te zien voor onder meer bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer, e-mailadres en adresgegevens.
- Controleer de voorgestelde gegevens die uit de factuur zijn gehaald en vul ze waar nodig aan.
- De bedrijfsnaam is verplicht; de overige velden zijn optioneel maar handig om meteen compleet te maken.
- Bij het indienen wordt deze relatie eerst automatisch in je e-Boekhouden-administratie aangemaakt.
- Daarna wordt de mutatie met die nieuwe relatie direct doorgestuurd.
Factuurregels
Elke factuurregel bevat een omschrijving, een bedrag en een btw-code. Je kunt regels aanpassen, toevoegen of verwijderen. De AI tool stelt automatisch een grootboekrekening voor op basis van eerdere boekingen voor dezelfde leverancier.
Btw-instelling (inclusief / exclusief)
Je geeft aan of de bedragen op de factuur inclusief of exclusief btw zijn. De AI tool detecteert dit automatisch, maar je kunt het altijd wijzigen. Dit is bepalend voor de correcte berekening van de btw.
Grootboekrekening en btw-code
Per factuurregel kies je een grootboekrekening uit je eigen e-Boekhouden-administratie en de bijbehorende btw-code (bijv. Inkoop hoog 21%, Inkoop laag 9% of Geen BTW). De AI tool doet een voorstel op basis van eerdere boekingen.
Indienen
Als alles klopt, klik je op Indienen bij e-Boekhouden. De mutatie wordt aangemaakt in je administratie en de factuur wordt als bijlage bijgevoegd. Daarna verschijnt de status Ingediend in het dashboard.
5. Instellingen
De instellingenpagina doorloop je eenmalig bij het starten. Er zijn drie stappen.
Stap 1 - Factuurgegevens van je bedrijf
Vul je bedrijfsnaam, adres, postcode en plaats in. Deze gegevens worden gebruikt voor de factuuradministratie die bij het abonnement hoort. Ze worden niet gedeeld met e-Boekhouden. Tijdens een gratis proefperiode zijn deze gegevens optioneel; daarna zijn ze verplicht om facturen te kunnen blijven verwerken.
Stap 2 - Gebruiker aanmaken in e-Boekhouden
De AI tool logt in op e-Boekhouden via een eigen gebruikersaccount. Dit is nodig om facturen naar je administratie te kunnen uploaden. Daarvoor maak je eenmalig een nieuwe gebruiker aan in e-Boekhouden. De inloggegevens staan op de instellingenpagina klaar, je hoeft ze alleen te kopiëren.
- Log in op e-Boekhouden en ga naar Beheer > Gebruikers > Toevoegen.
- Kopieer de naam, gebruikersnaam, wachtwoord en het e-mailadres van de instellingenpagina en plak ze in het formulier van e-Boekhouden.
- Sla de nieuwe gebruiker op.
Rechten instellen (aanbevolen)
Je kunt de rechten van de nieuwe gebruiker aanpassen. De gebruiker heeft alleen het recht 'Digitaal archief' nodig om facturen door te kunnen sturen. Alle andere rechten (zoals boekhouden, relaties, factureren enz.) mogen uitgevinkt worden. Dit beperkt de toegang tot alleen wat strikt noodzakelijk is, wat de veiligheid vergroot en je meer controle geeft over wat de assistent in je administratie kan doen.
Stap 3 - API token opslaan
Om mutaties aan te maken heeft de assistent ook een API token nodig. Dit token maak je aan in e-Boekhouden:
- Ga in e-Boekhouden naar Beheer > Koppelingen > API > e-Boekhouden API > Verder > Toevoegen.
- Vul een naam in (bijv. ‘AI assistent token’) voor de nieuwe token. De einddatum mag je leeg laten.
- Kopieer het gegenereerde token.
- Plak het token in het veld op de instellingenpagina en klik op Instellingen opslaan en controleren.
De assistent test meteen of de koppeling werkt. Als alles klopt, staat de status op Klaar om te scannen en kun je direct beginnen.
Staat je vraag er niet bij? Stuur een e-mail naar . We helpen je graag verder.